Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Esta política explica cómo Veloox (en adelante, “Veloox”, “nosotros”), con domicilio en Barranquilla, Atlántico, Colombia, trata los datos personales de quienes usan la plataforma veloox.online y sus servicios. La aplicamos conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales. Canal de atención: soporte@veloox.online.

Al crear tu cuenta marcas una casilla en la que declaras haber leído esta política y autorizas el tratamiento de tus datos para las finalidades aquí descritas. Guardamos constancia de esa autorización (fecha, versión aceptada y datos técnicos de la conexión).

2. Qué datos recopilamos

• Datos de tu cuenta: nombre, correo electrónico, foto de perfil (si la subes o entras con Google), nombre y logo de tu empresa, y los miembros de tu equipo que invites.
• Contenido que generas en la plataforma: configuración e instrucciones de tus asistentes, documentos de tu base de conocimiento, leads, conversaciones, campañas, plantillas y archivos que envías o recibes por los canales conectados.
• Datos de pago: plan, historial de cobros y facturas. Los datos de tu tarjeta los recibe y tokeniza directamente la pasarela (Wompi o PayPal): Veloox nunca ve ni guarda el número completo de tu tarjeta ni su código de seguridad.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, fechas de inicio de sesión y registros de uso necesarios para la seguridad, la prevención de fraude y el soporte.
• Datos de las integraciones que conectas: se describen en las secciones 5 (Google) y 6 (Meta).

3. Para qué usamos los datos

• Crear y administrar tu cuenta, autenticarte y mantener tu sesión segura.
• Prestar el servicio: que tus asistentes respondan, califiquen y den seguimiento a tus leads en los canales que conectes, y mostrarte la información en tu Bandeja, CRM y Sales Intelligence.
• Procesar pagos, renovaciones y facturación, y descontar los créditos de uso.
• Enviarte correos transaccionales (confirmación de cuenta, avisos de cobro, alertas de seguridad) y, si no te opones, novedades del producto. Puedes darte de baja de las novedades en cualquier momento.
• Dar soporte, atender tus solicitudes y mejorar la plataforma con métricas agregadas.
• Cumplir obligaciones legales y prevenir fraude o usos que incumplan nuestros Términos.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros, y no usamos tu contenido ni el de tus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial generales.

4. Tus claves de API

Veloox funciona bajo un modelo “trae tu propia clave” (BYOK): las credenciales de terceros que conectas (OpenAI, WhatsApp Business, Telegram, etc.) se cifran antes de guardarse y solo se usan para procesar las acciones de tus propios asistentes. Nunca compartimos ni reutilizamos tus claves entre organizaciones.

5. Datos de tu cuenta de Google

Si conectas tu cuenta de Google desde Integraciones, Veloox solicita únicamente los permisos necesarios para cada función que actives, y solo actúa cuando tú o tus asistentes lo solicitan:

• Gmail (gmail.send): enviar correos uno a uno a tus contactos desde tu cuenta, solo a contactos que aceptaron recibirlos (lo pidieron en la conversación con tu agente, o tú confirmas que dieron su permiso; queda registrado quién y cuándo). Cada correo incluye un enlace para darse de baja y la cabecera de baja en un clic de Gmail; quien se da de baja pasa a tu lista de supresiones y Veloox no le vuelve a enviar correos. Veloox no ofrece envíos masivos ni campañas por Gmail. No leemos, almacenamos ni modificamos tu bandeja de entrada.
• Google Calendar (calendar.events): crear eventos para agendar reuniones con tus leads.
• Google Sheets (spreadsheets.readonly): leer la hoja que elijas para importar leads a tu CRM de Veloox.
• Google Drive (drive.file): leer únicamente los documentos que eliges con el selector de Google Drive, para entrenar la base de conocimiento de tus asistentes. Veloox no puede ver ningún otro archivo de tu Drive.

Los tokens de acceso de Google se guardan cifrados y se usan solo dentro de tu organización. No vendemos los datos de Google, no los usamos para publicidad, no los compartimos con terceros salvo lo necesario para prestar la función que activaste, y no los usamos para entrenar modelos de IA generales. Puedes desconectar tu cuenta en cualquier momento desde Integraciones: al hacerlo revocamos el acceso ante Google y eliminamos los tokens guardados de inmediato. También puedes retirar el acceso desde la configuración de tu cuenta de Google.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google por parte de Veloox se ajustará a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.

Cuentas de Microsoft (Microsoft 365, Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint y Dynamics 365)

Si conectas una cuenta de Microsoft, Veloox pide a Microsoft solo los permisos de la función que activas:

• Outlook (Mail.Send, Calendars.ReadWrite): enviar correos uno a uno a tus contactos (con las mismas reglas de consentimiento y baja que Gmail) y crear reuniones en tu calendario. No leemos tu bandeja de entrada.
• Microsoft Teams (ChannelMessage.Send, Team.ReadBasic.All,Channel.ReadBasic.All): ver los nombres de tus equipos y canales para que elijas dónde avisar, y publicar ahí los avisos de tus asistentes. No leemos los mensajes de tus canales.
• OneDrive y SharePoint (Files.Read.All, Sites.Read.All): mostrarte tus carpetas para que elijas archivos, y leer solo los que eliges para la base de conocimiento de tus asistentes o para importar contactos. Es acceso de solo lectura: Veloox no modifica ni borra tus archivos.
• Dynamics 365 (user_impersonation de tu entorno): crear o actualizar en tu Dynamics los clientes potenciales o contactos que llegan a Veloox.

Los tokens de Microsoft se guardan cifrados, se usan solo dentro de tu organización y se eliminan al desconectar la cuenta en Integraciones. También puedes retirar el acceso desdeMis aplicaciones de Microsoft(cuentas de trabajo) olos permisos de tu cuenta Microsoft(cuentas personales).

6. Datos de Meta (Facebook, Instagram y WhatsApp)

Si conectas WhatsApp Business, Instagram o Facebook Messenger (con el botón “Conectar con Facebook” o con tus propias credenciales), Veloox recibe de Meta Platforms, Inc. únicamente lo necesario para que tus asistentes y tu equipo atiendan esas conversaciones:

• De tu cuenta: el identificador y nombre de las páginas de Facebook que administras y eliges conectar, su foto, la cuenta profesional de Instagram vinculada (identificador, usuario y foto de perfil), y de WhatsApp el identificador de tu cuenta de WhatsApp Business, del número de teléfono, el número visible, su nombre y foto de perfil comercial.
• Tokens de acceso de la página o de la cuenta de WhatsApp, que se guardan cifrados y nunca se envían al navegador.
• Mensajes: el contenido de los mensajes que tus clientes envían a tu página, tu Instagram o tu número de WhatsApp, y las respuestas que envían tus asistentes o tu equipo; los archivos adjuntos (fotos, audios, videos, documentos); el identificador o número de quien escribe, su nombre y foto de perfil cuando Meta los comparte; y los estados de entrega de los mensajes.

Para qué los usamos: exclusivamente para recibir y responder los mensajes de tu negocio, mostrarlos en tu Bandeja, crear o actualizar el lead correspondiente en tu CRM de Veloox, enviar las plantillas de WhatsApp que tú eliges y generar las métricas de tu propio panel. Las notas de voz se transcriben para que tu asistente las entienda.

Lo que no hacemos: no vendemos ni alquilamos estos datos, no los usamos para publicidad ni para crear perfiles fuera del servicio, no los compartimos con intermediarios de datos, no los combinamos entre organizaciones y no los usamos para entrenar modelos de IA generales. Solo los compartimos con los proveedores necesarios para prestarte el servicio (sección 9). Cumplimos las Condiciones de la Plataforma de Meta y las Políticas de WhatsApp Business.

Cómo retirar el acceso: desconecta el canal desde Canales en tu panel; al hacerlo, la app de Veloox deja de recibir los mensajes de esa página o número y eliminamos los tokens guardados. También puedes quitar el acceso desde Facebook en Configuración y privacidad → Configuración → Integraciones comerciales (o Apps y sitios web), seleccionando Veloox y eligiendo Eliminar, o desde la configuración de socios de tu Meta Business Manager. Para borrar también el historial, sigue la sección 13. Cómo eliminar tus datos.

7. Datos de tus clientes

Los datos de los leads y clientes que escriben a tu negocio, que importas o que tus asistentes capturan pertenecen a tu empresa. Respecto de esos datos, tu empresa es la responsable del tratamiento y Veloox actúa como encargado: los tratamos solo siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio. Tú debes contar con la autorización de tus clientes y con tu propia política de privacidad. Si un cliente tuyo nos pide ejercer sus derechos, lo remitiremos a tu empresa y te apoyaremos para atenderlo.

8. Seguridad y aislamiento

Cada organización (workspace) tiene sus datos aislados del resto mediante org_id en cada tabla y Row Level Security en la base de datos: ningún dato de tu empresa es visible para otras cuentas. Usamos conexiones cifradas (HTTPS), cifrado de las credenciales y tokens, enlaces temporales para los archivos de las conversaciones, cierre de sesión por inactividad y acceso restringido del personal de Veloox. Ningún sistema es 100% infalible; si ocurriera un incidente que afecte tus datos, te avisaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando la ley lo exija.

9. Con quién compartimos datos

No vendemos tus datos. Los compartimos únicamente con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y solo en la medida necesaria:

• Infraestructura: Supabase (base de datos y archivos), Render (servidores), Vercel (sitio web) y Cloudflare (red y seguridad).
• Inteligencia artificial y voz: el proveedor de IA cuya clave conectes (por ejemplo, OpenAI), y según las funciones que uses, Deepgram, ElevenLabs o Twilio.
• Canales e integraciones que tú conectas: Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger), Telegram, Google, Microsoft, Slack, Notion, Calendly, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, entre otros.
• Pagos y correo: Wompi y PayPal (pagos) y Resend (correos transaccionales).
• Autoridades: cuando una ley o una orden judicial lo exija.

Algunos de estos proveedores almacenan o procesan datos fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos). Al aceptar esta política autorizas esa transferencia internacional, que realizamos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección.

10. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa. Si cancelas tu suscripción, tu cuenta pasa al plan gratuito y conservas tus datos. Si eliminas tu cuenta o tu workspace, los borramos de nuestros sistemas en un plazo máximo de 30 días (las copias de seguridad se sobrescriben en su ciclo normal). Los tokens de un canal o integración se eliminan en el momento en que lo desconectas. Conservamos los registros de facturación el tiempo que exija la ley.

11. Cookies y almacenamiento local

Usamos el almacenamiento del navegador y cookies técnicas solo para mantener tu sesión, proteger los inicios de sesión con Google y Facebook, y recordar preferencias (como el fondo del chat). No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

12. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos y solicitar su exportación.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de haber agotado el trámite con nosotros.

Para ejercerlos escribe a soporte@veloox.online desde el correo de tu cuenta. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos (corrección, actualización o supresión) en máximo 15 días hábiles; si necesitamos más tiempo te informaremos el motivo, conforme a la ley.

13. Cómo eliminar tus datos

Puedes pedir que eliminemos tus datos de cualquiera de estas formas:

1. Desde tu panel: en Configuración, opción Eliminar cuenta. Si eres el único dueño del workspace, se eliminan también sus asistentes, leads, conversaciones, canales e integraciones.
2. Solo un canal de Meta o Google: desconéctalo desde Canales o Integraciones (borramos los tokens al instante) y, si quieres borrar también sus conversaciones, pídenoslo por correo.
3. Por correo: escribe a soporte@veloox.online con el asunto “Eliminar mis datos”, indicando el correo de tu cuenta (o, si conectaste con Facebook, el nombre de la página o la cuenta de Instagram). Te confirmaremos por correo cuando la eliminación esté completa, en máximo 15 días hábiles.

Si escribiste a una empresa que usa Veloox y quieres que borren tu conversación, contacta directamente a esa empresa; también puedes escribirnos y la remitiremos a ella.

14. Menores de edad

Veloox es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores.

15. Cambios y vigencia

Esta política rige desde la fecha de actualización indicada arriba. Si la cambiamos de forma importante, te lo avisaremos por correo o dentro de la plataforma antes de que el cambio aplique. Tus datos se tratarán mientras sea necesario para las finalidades descritas.

16. Contacto

Para cualquier pregunta sobre esta política o el tratamiento de tus datos, escríbenos a soporte@veloox.online.